¿Qué son y para qué sirven las facturas proforma? Diferencia con un presupuesto

¿Qué es una factura proforma?

Cuando se habla de facturas proformas, se hace referencia a aquellos documentos que un vendedor o empresa envía donde figuran todos los detalles de operación de una compra, para después, con esta, generar la respectiva factura. La proforma no es realmente una factura, sino más bien una especie de borrador de la misma que no compromete pago, sino que lo informa.

Por esta razón la factura proforma no es posible de incluir en la contabilidad del negocio, ni sirve para hacer una declaración puesto que no tiene validez ante la Agencia Tributaria.

¿Cuándo se utiliza una factura proforma?

Cuando se envía una factura proforma, básicamente se están informando y detallando todos los aspectos que el cliente debe conocer respecto a la transacción. Este tipo de documentos tiende a ser usado en casos específicos, como los siguientes:

  • Al realizar operaciones comerciales internacionales. Donde se informa el valor total de esta.
  • Cuando se solicitan subvenciones del Estado o financiación. Esto para poder justificar una inversión a realizar.
  • Para facilitar a los clientes y cuenten con todos los detalles en relación a precios, tanto de productos como de servicios, que pretende adquirir.

¿Qué valor tiene este tipo de factura?

Legalmente, la factura proforma no cuenta con ningún valor, esto es importante resaltarlo. Así con esto debe recordarse que esta no funcionará para sustituirla o hacerla pasar como una factura en toda la regla.

Debido a esto la Agencia Tributaria no aceptará bajo ningún concepto una factura proforma como garantía de una relación comercial entre partes.

¿Cuáles son los requisitos necesarios para que se considere factura proforma?

Es necesario que el documento emitidos, para que pase por una factura proforma, cumpla con una serie de requisitos. Es por ello que deben figurar en la misma lo siguiente:

  • Título visible: este ayuda a identificar y clarificar que se trata de una proforma.
  • Datos del proveedor: y demás necesarios para identificar la dirección y teléfono de este.
  • Datos del cliente: donde figuran las señas importantes para la posterior entrega y factura fiscal.
  • Descripción de todos los productos o servicios: esto para hacer el respectivo chequeo de qué se está vendiendo/entregando/ sirviendo en la operación. Debe figurar tanto cantidades como el precio unitario de los mismos, además del precio global de la transacción.

¿Cuáles la diferencia entre factura proforma y una factura normal?

Cuando se requiere hacer la diferenciación entre estas dos facturas tenemos que una factura “normal” tiene carácter legal, fiscal y contable, mientras que la factura proforma no. Así, cuando se realiza la factura proforma es posible modificarla, mientras que con la de carácter fiscal los errores deben subsanarse haciendo una factura rectificada, que sustituya a la original.

Recordemos que, en ningún caso, una factura proforma sustituye a una factura “normal” fiscal. La proforma ayudará a anticipar los detalles de la operación realizada.

¿Cuál es la diferencia entre factura proforma y un presupuesto?

Es importante conocer que entre la factura proforma y un presupuesto lo relacionado con la intención es una diferencia fundamental.

Cuando se elabora un presupuesto a un cliente, con este se está emitiendo una propuesta de  precio de ese bien o servicio que interesa al cliente.

Ya cuando se refiere a la factura proforma estamos hablando de que entre vendedor y  posible comprador ya hubo una serie de conversaciones. De esta manera la proforma se envía al cliente que previamente aceptó el acuerdo y necesita revisar los los detalles antes de que se emita la factura normal que, finalmente, formaliza el acuerdo comercial y que servirá para cancelar el mismo.

Igualmente es importante señalar otra diferencia fundamental: en el presupuesto el precio final puede variar.  Para la factura proforma, contrariamente, se estará informando el importe final previamente acordado, sin posibilidad de alterar esto, ya que la operación se considera acordada y por ello se ha emitido la verdadera factura fiscal.

Ariadna Martinez Campoy
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